9 dicas para organizar e proteger seus documentos valiosos

Apesar da chegada da tecnologia em nossas vidas, sempre vão existir documentos físicos valiosos que queremos proteger e organizar. Pessoais, comerciais, faturas e muitos outros que não podemos perder, já que eles são considerados impossíveis de serem substituídos.

Portanto, é imprescindível tomar algumas medidas que diminuam o risco de perda de nossos documentos. Você está fazendo o mesmo para que seus valiosos papéis não se deteriorem? Não? Calma, está tudo bem. Ainda temos tempo.

Os melhores hábitos para organizar e proteger seus documentos valiosos

Sim, nós sabemos, os armários de arquivos são coisa do passado, assim como as listas telefônicas. Então surge a pergunta: como vou armazenar e proteger meus documentos valiosos? Não se desespere, vamos te dar algumas dicas.

1. Classifique

Classificar os documentos é o primeiro passo. Dessa forma, quando você precisar de um, poderá encontrá-los com mais facilidade.

Assim, quando você estiver classificando, você pode separar os que estiverem danificados para uma possível recuperação. Um exemplo disso são as fotografias em papel.

Dito isso, considere as seguintes classificações para colocar em prática este passo:

• Família: aqui estão certidões de nascimento, adoção, passaporte, cartão de grupo sanguíneo, prontuários, apólices de seguro, contratos e outros similares.
• Veículos: a fatura de compra, os recibos de pagamento e, se for um carro usado, o contrato de venda deve ser guardado com cuidado. Da mesma forma, o seguro do veículo deve fazer parte desta lista.
• Casa principal e outros imóveis: aqui devem estar todos os documentos relativos à propriedade do imóvel, o contrato de aluguel, se for o caso, recibos de pagamento de serviços, plantas de casa, entre outros.

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2. Substitua os documentos perdidos

Você pode ter perdido algum documento valioso e não tenha se dado conta até colocar seus papéis importantes em ordem. Calma. Já aconteceu com todos nós em algum momento. Se você se deu conta, tente substituí-lo o mais rápido possível.

Na maioria dos casos esse processo é rápido. O importante é que você tome as medidas necessárias para ter seus documentos em mãos. Caso não seja possível que te emitam outro original, pelo menos eles são obrigados a te fornecer uma cópia autenticada.

3. Destrua as informações da maneira correta

É possível que durante o processo de seleção de documentos você se depare com alguns papéis dispensáveis ou vencidos, então você decide se livrar deles. Não há nada de errado com isso. Você só precisa se certificar de que eles não acabem em mãos erradas e, especialmente, se contiverem informações pessoais.

Para isso, recomenda-se a utilização de um triturador de papel ou, na sua falta, queimar a parte onde conste o seu endereço, nome ou outros dados pessoais. Assim, se as informações estiverem arquivadas digitalmente e você precisar substituir o computador, tome as medidas necessárias para apagar do disco rígido o que não deve ser revelado a ninguém.

4. Remova qualquer objeto feito de aço se quiser proteger seus documentos valiosos

É comum que para juntar alguns documentos você use um clipe, um grampo ou talvez um elástico. Mas esses objetos não são recomendados, pois podem estragar documentos importantes oxidando ou até mesmo grudando no papel. Use envelopes apenas se achar necessário agrupá-los.

5. Pegue alguns porta-lâminas

Essas folhas são feitas de papel, plástico flexível, acetato ou tecido. São ótimas para dividir documentos, até mesmo suas fotos antigas de família, porque não contêm ácido. Ao contrário dos álbuns convencionais, por exemplo.

6. Mantenha tudo em um só lugar

Uma vez que os documentos estejam organizados de acordo com suas categorias, o ideal é mantê-los todos em um só lugar. Você pode fazer um armário de arquivo sanfonado, que é feito de materiais diferentes. Há também caixas especiais para guardar; alguns deles com proteção contra incêndio.

O importante é que seus documentos importantes sejam guardados em um lugar comum. Isso torna mais prático localizá-los e usá-los, caso necessário.

7. Escolha um local com umidade zero

O papel não se dá bem com a água, visto que a temperatura ideal é entre 18 e 20 graus Celsius. Procure um local ventilado onde sejam descartados fatores que possam gerar umidade.

Tenha em mente que o papel também é sensível ao calor e à luz artificial. Nesse caso, é aconselhável evitá-los e até mesmo usar pastas ou envelopes para maior segurança. Isso manterá a poeira afastada.

8. Digitalize os papéis para proteger documentos valiosos

Digitalizar nossos documentos importantes e carregá-los para a nuvem é uma jogada muito inteligente. Você pode tê-los armazenados em uma unidade de pen-drive. Isso não é uma má ideia, mas esteja ciente de que as unidades podem ser danificadas.

Sendo assim, reserve um tempo e digitalize os papéis um a um, tanto a parte da frente quanto o verso. Salve-os na nuvem que você preferir.

9. Acompanhe seus arquivos

Já organizou os documentos? Então esta é a hora de fazer um registro do que você tem e onde se encontra guardado. Se eles precisarem de senha, guarde as especificações que considerar necessárias.

Para isso, você pode usar um lápis e papel ou seu computador. Dessa forma, se você precisar de um familiar para acessar as informações, caso você não esteja em casa, ele poderá fazê-lo sem problemas.

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A importância de proteger adequadamente documentos valiosos

O armazenamento incorreto de documentos pode fazer com que o material se deteriore rapidamente, como perder a cor das folhas ou a tinta com a qual foi impresso. Por outro lado,  alguns insetos, como Lepisma ou traça, também podem causar danos aos seus documentos valiosos. Eles geralmente se alimentam de papel.

Lembre-se de tirar o pó e mover os arquivos onde você guarda os documentos de vez em quando. Um dia você vai precisar deles e vai agradecer por ter dedicado esse tempo para se organizar.